Jak zarządzać sobą w czasie?

Często słyszy się o zarządzaniu czasem, ale tak naprawdę jest to termin nieprawidłowy. Czas upływa zawsze w taki sam sposób. Nie można zmienić długości sekundy ani cofnąć się w przeszłość. Można natomiast zarządzać sobą w czasie, który jest nam dany.

Niektórzy są spontaniczni, inni zaplanowani. Jednym jest łatwiej się zorganizować niż drugim. Każdy jednak może wprowadzić jakieś zmiany do swojego kalendarza. Nie tylko po to, aby być bardziej efektywnym, ale po prostu, aby lepiej mu się żyło.

Ostrzenie piły

Piłę co jakiś czas trzeba naostrzyć. Zajmuje to krótką chwilę, a efekty są ogromne. Jeśli tego nie zrobisz, będziesz musiał włożyć ogromną siłę, a ucięcie deski potrwa o wiele dłużej. Twoja piła życiowa również tępi się przez cały czas używania. Należy ją więc regularnie ostrzyć. Warto spędzić trochę czasu co tydzień na tzw. czynnościach konserwacyjnych. Wówczas to, co zwykle robisz, zajmie ci mniej czasu i nie będzie tak uciążliwe.

Jak ostrzyć swoją piłę? Możesz raz w tygodniu przyjrzeć się czterem głównym sferom swojego życia i zaplanować małe, konkretne działania, które je odnowią:

– sfera fizyczna (np. zaplanuj ćwiczenia 15 minut dziennie)

– sfera duchowa (np. wprowadź czytanie Pisma Świętego przez 5 minut dziennie)

– sfera umysłowa (np. zacznij się uczyć j. niemieckiego 15 minut dziennie)

– sfera społeczno – emocjonalna (np. przeczytaj książkę na temat uczuć)

Wprowadź jedną małą rzecz w każdej z czterech sfer, które nie będą dla ciebie zbyt obciążające, a gwarantuję, że zobaczysz duże zmiany w twoim życiu. Na początek zacznij od jednej sfery, a potem stopniowo dodawaj kolejne. Nie wprowadzaj rewolucji, bo może nie wystarczyć ci wytrwałości.

Macierz Eisenhowera

Dwight D. Eisenhower był nie tylko generałem czy prezydentem USA, ale również świetnym zarządcą. Jest on autorem tzw. Macierzy Eisenhowera, która pozwala trzymać się priorytetów w życiu. Jest ona podzielona na cztery ćwiartki. Górne pola to sprawy ważne, a dolne – nieważne. Lewe pola to sprawy pilne, a prawe – niepilne. W nawiasach podano procentowo, ile czasu powinieneś przeznaczać na tego typu zadania (chodzi o czas bez snu).

 Skup się na rzeczach ważnych i niepilnych!

Jak planować swój czas? Wbrew pozorom ćwiartka I (ważne i pilne) wcale nie jest priorytetową. Oczywiście takie zadania należy wykonywać, bo są one obowiązkowe, np. oddanie projektu za dwa dni. Jednak to, na czym powinieneś się skupić, to ćwiartka II (ważne i niepilne). Jeśli wykorzystasz maksymalnie swoją energię na te rzeczy (przygotowania, systematyczna nauka do egzaminu), to na pewno zrobisz to wcześniej i lepiej. Po drugie, będziesz mieć coraz mniej spraw z ćwiartki I, co sprawi, że nie będziesz pod presją czasu np. przed egzaminem. Przeznacz nawet 65% czasu na rzeczy ważne i niepilne!

Jeśli chodzi o rzeczy pilne i nieważne, to jest to dość problemowa ćwiartka. Często ktoś prosi cię o pomoc i przerywa twoją pracę, a tym samym wybija z rytmu. Warto nauczyć się asertywnie (konkretnie, ale uprzejmie) odmawiać lub po prostu odizolować się od otoczenia np. wyłączając telefon lub zamykając drzwi na klucz, gdy zajdzie taka potrzeba.

Sprawy nieważne i niepilne. Już sama nazwa wskazuje, że są to rzeczy zbędne. A jednak często wpadamy w ich pułapkę, tłumacząc sobie, że musimy trochę się zresetować, np. bezcelowo oglądając filmiki w internecie. To jest złudne. Prawdziwy odpoczynek znajduje się w ćwiartce II. Jeśli będziesz skupiać się na rzeczach ważnych i niepilnych, to ćwiartka IV bardzo się skurczy, a może nawet zaniknie.

Podsumowanie:
ćwiartka I – używaj tyle energii, ile potrzeba.
ćwiartka II – skup się na tym!
ćwiartka III – wyeliminuj większość tych działań.
ćwiartka IV – wyeliminuj wszystkie te działania.

Spójrz na to, co robiłeś w ostatnim tygodniu. Przyporządkuj poszczególne zajęcia do czterech ćwiartek (snu nie wliczajmy). Oszacuj, ile procentowo czasu spędziłeś w każdej z nich. Co możesz poprawić? Z czego zrezygnować? Co wprowadzić do twojego planu zajęć?

Jak ułożyć plan tygodnia?

Aby twój tydzień był dobrze zaplanowany, warto podejść do niego całościowo. Przede wszystkim poświęć, np. w niedzielę wieczorem, 15 minut na to, aby wpisać do kalendarza (papierowego lub elektronicznego) poszczególne wydarzenia:

– umieść w planie stałe, regularne zadania: zajęcia na uczelni, pracę itp.,

– wpisz zajęcia jednorazowe, które będą miały miejsce w tym tygodniu, np. impreza urodzinowa,

– dodaj działania, które naostrzą twoją piłę życiową, np. wyjście do teatru,

– dopisz inne rzeczy do zrobienia, aby wypełnić plan (najlepiej z II ćwiartki), np. odkładana wizyta u dentysty.

Zarządzanie sobą w czasie może być dla niektórych frustrujące. Przez wiele lat takie było dla mnie, bo chciałem wprowadzić zbyt wiele rzeczy na raz. Lepiej zastosować jedną małą rzecz niż nie zrobić dziesięciu. Dopiero, gdy zacząłem tak patrzeć na swój czas, zobaczyłem zmiany. Tego samego życzę tobie!

Bartek Serkowski
na podstawie S. R. Covey, Siedem nawyków skutecznego działania.